خلال أحد مشروعات التوسع التي قادها مؤسس نؤثر، نمت سلسلة سوبر ماركت وطنية للخصم الكبير من 82 إلى 206 فروع في 18 شهراً. وفي الفترة نفسها انخفض هالك المنتجات من 6٪ إلى 2٪، ونما متوسط المبيعات اليومية للفرع من 3,700 إلى 14,700 جنيه.
لم ينخفض الهالك بسبب نظام جديد، بل لأن الأساسيات على أرض المتجر أُصلحت أولاً: مسؤولية واضحة، وانضباط يومي، وفرق فروع تفهم لماذا يهم الأمر. يعرض هذا المقال كيف يبدو ذلك عملياً في محلات السوبر ماركت وسلاسل المتاجر السريعة وغيرها من متاجر تجزئة الأغذية في مصر والمنطقة.
ما الهالك، ولماذا هو بهذه الأهمية في تجزئة الأغذية
الهالك هو الفرق بين المخزون الذي يقول نظامك إنه يجب أن يكون لديك والمخزون الموجود فعلاً. وفي متجر الأغذية يتكوّن من البضائع المنتهية الصلاحية والتالفة، والمنتجات التي تفسد في التخزين، وأخطاء الاستلام والتسعير، والسرقة، سواء من العملاء أو العاملين أو على امتداد سلسلة الإمداد.
في تجزئة الأغذية تُقتطع كل نقطة هالك مباشرة من هامش ضيق أصلاً. وخفض الهالك من 6٪ إلى 2٪ ليس تحسيناً صغيراً في الكفاءة؛ فهو عند معظم تجار تجزئة الأغذية الفرق بين فرع يتعثر وفرع يموّل افتتاح الفرع التالي.
أين يختبئ الهالك
يعرف معظم تجار التجزئة نسبة الهالك لديهم، لكن قليلين جداً يعرفون مصدرها. ومن خبرتنا، يختبئ الهالك في أربعة مواضع:
- الاستلام. توقيع استلام الشحنات دون عدّها، وقبول الشحنات الناقصة، وعدم رفض البضائع التالفة، وأسعار في الفاتورة لا تطابق الشروط المتفق عليها.
- التخزين. ترك البضائع المبردة والمجمدة خارج التبريد أثناء الاستلام، وضعف تدوير المخزون في المخزن الخلفي، والإفراط في تخزين الأصناف بطيئة الحركة حتى تنتهي صلاحيتها.
- انتهاء الصلاحية. غياب الفحص اليومي للمخزون قريب الانتهاء، فتُلقى منتجات كان يمكن بيعها بتخفيض.
- جرد لا يراجعه أحد. جرد للمخزون مرة واحدة في السنة، أو جرد يُجرى ولا يُحقَّق في نتائجه أبداً، فتتكرر الخسائر نفسها شهراً بعد شهر.
ما الذي يخفض الهالك فعلاً
1. مسؤولية واضحة
ينخفض الهالك حين يكون في كل فرع شخص واحد مسؤول عن الرقم، ويُقيَّم عليه كما يُقيَّم على المبيعات. فإذا كان الهالك مسؤولية "الشركة" فهو مسؤولية لا أحد. وعلى مديري المناطق مراجعته فرعاً فرعاً، كل أسبوع، بالاهتمام نفسه الذي يولونه للمبيعات.
2. انضباط يومي
أكبر المكاسب تأتي من الإجراءات اليومية لا من التقنية:
- عُدّ كل شحنة وطابقها مع أمر الشراء قبل التوقيع.
- دوّر المخزون بحيث يخرج الأقرب انتهاءً أولاً، على الرف وفي المخزن الخلفي.
- تجوّل في الفرع كل يوم بحثاً عن المنتجات قريبة الانتهاء، وخفّض أسعارها مبكراً بما يكفي لبيعها.
- أجرِ جرداً دورياً قصيراً للفئات عالية المخاطر كل أسبوع، بدلاً من جرد كبير واحد في السنة.
- سجّل كل إعدام مع سببه، لترى أي فئة أو مورد أو وردية وراءه.
3. فرق تفهم لماذا يهم الأمر
فريق الفرع الذي يرى الهالك "مشكلة الإدارة العامة" لن يغيّر عاداته. أما الفريق الذي يفهم أن الزبادي المنتهي الصلاحية الذي يلقيه يُدفع ثمنه من ربح الفرع، بل من جيبه هو حين ترتبط الحوافز بالهالك، فيتصرف بطريقة مختلفة. وتدريب من يديرون الفروع جزء من الحل، لا إضافة عليه.
4. وحّد قبل أن تتوسع
افتُتح في التوسع المذكور أعلاه 124 فرعاً جديداً بينما كان التشغيل كله يُعاد هيكلته. ولم ينجح ذلك إلا لأن كل فرع جديد افتُتح بالطريقة نفسها، بإجراءات الاستلام والتخزين والجرد نفسها. فالنمو يكشف كل ضعف لم تعالجه؛ عالجه قبل أن تكرره في كل فرع جديد.
فحص سريع للهالك في فروعك
- هل تعرف نسبة الهالك لكل فرع، كل شهر؟
- هل تستطيع تقسيمها إلى انتهاء صلاحية، وتلف، وأخطاء استلام، وفاقد غير معروف السبب؟
- هل يوجد في كل فرع مسؤول واحد محدد بالاسم عن هذا الرقم؟
- هل تُعدّ كل شحنة قبل توقيع استلامها؟
- هل تفحص المخزون قريب الانتهاء كل يوم؟
- هل تجرد الفئات عالية المخاطر كل أسبوع؟
- هل تشمل حوافز مديري فروعك نسبة الهالك؟
إذا كانت الإجابة الصادقة عن عدد من هذه الأسئلة "لا" أو "ليس تماماً"، فالقطعة المفقودة في هامشك موجودة هنا على الأرجح. والسؤال الأخير هو الأهم: كم نسبة الهالك لديك اليوم، وهل تثق بهذا الرقم؟
كيف تساعدك نؤثر
تعمل نؤثر من داخل شركات تجزئة الأغذية لتحديد مواضع تسرّب الهامش ومعالجتها مع الفريق. تبدأ المهمة عادةً بمراجعة تشخيصية للفروع والاستلام وضبط المخزون، ثم نبني الإجراءات والمسؤوليات والتدريب التي تُبقي الهالك منخفضاً ونطبّقها. اطّلع على خدماتنا الاستشارية، وإدارة وظيفة سلاسل الإمداد، وتدريب ضبط التكاليف وإدارة الهدر في أكاديمية نؤثر.